Si está trabajando con el panel de control empresarial por primera vez, este tutorial le proporcionará una descripción general de estos 5 pasos principales:
Cómo crear y administrar un grupo para la colaboración
Cómo invitar usuarios a nivel de empresa
Cómo transferir usuarios y proyectos existentes a su nuevo tablero
Cómo crear un nuevo proyecto en su panel de control
Cómo configurar su equipo a nivel de proyecto
1. Cómo crear un grupo
Antes de que pueda comenzar con un proyecto, necesita formar un equipo que trabajará en el proyecto con / para usted. Por lo tanto, debe crear un grupo en el Tablero que luego se asignará al proyecto (cada proyecto debe tener un grupo asignado). Cada grupo necesita tener un administrador de grupo. Él lidera el grupo y puede agregar / eliminar usuarios del grupo si lo considera sensato.
Así es como se crea un grupo en el Tablero:
En el Tablero, vaya a Admin> Grupos.
Haga clic en el botón negro Crear grupo
Ingrese toda la información necesaria, asigne un administrador de grupo y haga clic en Crear.
Cree su grupo agregando miembros a través del botón negro Agregar miembro
Para obtener un tutorial detallado sobre cómo crear grupos en el panel de HoloBuilder, consulte este artículo.
Práctica recomendada: cree sus grupos con anticipación para configurar la estructura completa de su empresa para ayudar a simplificar el trabajo con su panel de control HoloBuider y los proyectos entre sus equipos y departamentos. Los grupos se pueden configurar para los equipos individuales, departamentos, regiones o incluso por los clientes, dependiendo de cómo desee estructurar su panel de control y el acceso al proyecto.
Para proyectos futuros, puede usar el grupo de usuarios que creó e invitarlos como un todo. De esta manera, ahorra tiempo y no tiene que repetir el proceso de invitación para cada nuevo proyecto. Aprenda a invitar a un grupo de usuarios existente a un proyecto aquí.
2. Cómo invitar a sus primeros usuarios a nivel de empresa
Nota: Si tiene problemas para invitar usuarios a su panel, consulte este tutorial para solucionarlo.
Siempre que cree un nuevo proyecto debe asignarlo a un grupo (relacionado con un Gerente de Grupo) y un Gerente de Proyecto. Por lo tanto, se recomienda invitar a estos roles al Panel de control empresarial antes de crear el proyecto en sí. Los roles de los usuarios siempre se pueden ajustar también más adelante.
Vea a continuación cómo invitar a sus primeros usuarios al Panel de control empresarial:
En el Panel de control, vaya a Administrador> Directorio de usuarios.
Haga clic en el botón negro Invitar usuario y agregue tantos usuarios como necesite. A cada uno de ellos se le debe asignar un rol en la empresa. Además, debe ingresar la dirección de correo electrónico del usuario, con la que se registrará en HoloBuilder.
Haga clic en Invitar para enviar sus invitaciones de HoloBuilder. Los usuarios recibirán las invitaciones a través del correo electrónico que ingresó anteriormente.
Para obtener un tutorial detallado sobre cómo agregar nuevos usuarios, consulte este artículo separado del Centro de ayuda. También puede utilizar la Invitación masiva para invitar a muchos usuarios nuevos a la vez. Este artículo ofrece una descripción detallada de cómo hacerlo.
Práctica Recomendada: para tener una buena configuración inicial de su tablero, se recomienda conocer la estructura de su tablero e invitar a todos los usuarios de antemano. No es un requisito, ya que siempre puede invitar a más usuarios sobre la marcha. Los roles esenciales que deben cubrirse para crear un nuevo proyecto son los administradores de grupo (para administrar los grupos creados). Los gerentes de proyecto también podrían ser invitados mientras se crea el nuevo proyecto y luego se agregarán automáticamente al Grupo. Sin embargo, recomendamos invitar al menos a uno de cada uno al principio para obtener una buena descripción general y ayudar con la configuración general del tablero:
el Gerente de Proyecto es responsable de todo el proyecto y sus usuarios. Tienen permisos de visualización y edición completos para los proyectos a los que están asignados.
El Administrador de grupo está asignado a un determinado grupo de usuarios y proyectos. Un grupo se crea independientemente de un proyecto, pero se puede asignar a uno o varios proyectos. En la sección anterior "Cómo crear grupos", puede obtener más información sobre los grupos en general.
Obtenga más información sobre los usuarios sus roles y permisos en HoloBuilder aquí.
3. Cómo transferir usuarios y proyectos existentes
Si tiene compañeros de trabajo que ya tienen una cuenta de HoloBuilder, ya sea activa o inactiva, agregaremos estos usuarios a su empresa durante la configuración de la empresa si así lo solicita. Simplemente envíenos una lista de los compañeros de trabajo con una cuenta de HoloBuilder existente , así como el rol deseado que cada uno debería tener, así como el Grupo al que deberían estar asignados y agregaremos estos usuarios a su empresa por usted. Para cada usuario que deba transferirse, agregue también los proyectos conectados con el Grupo y el Administrador de proyectos asignados.
Al transferir la cuenta de un compañero de trabajo a su cuenta de empresa, puede decidir qué proyectos deben transferirse al Panel de control de empresa y cuáles permanecerán se pueden eliminar de la cuenta de ese compañero de trabajo.
Tenga en cuenta que todos los usuarios transferidos a su panel con una función de panel ya no tendrán una suscripción propia una vez que se agreguen al Panel empresarial. Esto significa que todos los proyectos de esta cuenta de compañero de trabajo que no se hayan transferido a su Panel de control empresarial deberán eliminarse.
Práctica recomendada: Al firmar el contrato, consulte con sus compañeros de trabajo si ya hay proyectos creados en una cuenta de prueba separada. Prepare una lista y los requisitos para agregar a estos compañeros de trabajo y posibles proyectos relacionados.
Cualquier otro compañero de trabajo que no se haya registrado para una prueba puede ser agregado fácilmente a su panel de control por usted mismo como se describe anteriormente. Si recibe un mensaje de error al agregar una dirección de correo electrónico, comuníquese con support@holobuilder.com.
4. Cómo crear un nuevo proyecto
Al crear un nuevo proyecto, siempre deberá asignarlo a un Grupo y un Gerente de Proyecto dentro de ese Grupo. Por supuesto, siempre puede editar el proyecto más adelante y cambiar el Grupo asignado o el Administrador de proyectos.
Una vez que haya creado un grupo y agregado todos los grupos y administradores de proyectos que se incluirán, puede comenzar a crear un nuevo proyecto con su cuenta de administrador de empresa.
En resumen, la creación de un proyecto se puede realizar en tres sencillos pasos:
Seleccione la pestaña Activo debajo de Proyectos en el panel de la izquierda
Haga clic en Crear proyecto (botón en la esquina superior derecha)
Complete el formulario y haga clic en Crear proyecto
Para obtener más información tutorial detallado sobre cómo crear proyectos HoloBuilder en el Tablero, compusimos este artículo separado.
Mejores prácticas:
asegúrese siempre de tener al menos la estructura del grupo configurada antes de crear un proyecto. El Gerente de Proyecto relacionado también puede ser invitado durante el proceso de creación del proyecto simplemente escribiendo la dirección de correo electrónico. Luego, este usuario se agregará al grupo relacionado.
Además del Grupo, también debe verificar la configuración del tablero, por ejemplo, el Plantillas de categorías para toda la empresa para tener todo disponible para ser asignado y configurado para la creación de su proyecto. Estas plantillas se pueden asignar en la sección "Avanzado".
5. Cómo asignar roles de usuario a nivel de proyecto
Ya asignó roles a nivel de empresa a usuarios, como el Gerente de Proyecto o el Gerente de Grupo. Ahora, dé permiso a otros compañeros de trabajo para que trabajen con usted en su proyecto y comiencen a colaborar realmente.
Los roles de proyecto otorgan permisos a un usuario solo con respecto al proyecto al que están asignados. Estos roles no otorgan acceso ni permisos de edición para otros proyectos en el Tablero.
Agregar usuarios y asignar roles a nivel de proyecto:
Seleccione la pestaña Proyectos> Activo en el panel de la izquierda.
Haga clic en el proyecto para abrir la descripción general del proyecto.
Haga clic en la Equipo pestaña.
Seleccione Agregar miembro.
Seleccione el rol correspondiente para el proyecto e ingrese todos los usuarios que deben asignarse a este rol del proyecto. Haga clic en la barra de texto para abrir un menú desplegable con todos los usuarios disponibles para seleccionar o comenzar a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del usuario.
Haga click en Agregar.
Repita este proceso para todos los usuarios que deben formar parte del equipo y obtener acceso al proyecto para los roles respectivos.
Para cada usuario que invite a este proyecto, se debe especificar si el usuario es un Administrador de Proyectos, Visualizador de Proyectos, o Editor de proyectos. Puede volver a cambiar el rol en cualquier momento.
Encuentre una descripción detallada de todos los roles y sus permisos en este artículo separado.
Práctica recomendada:
la forma más sencilla de invitar a todo el equipo es creando y copiando una lista con las direcciones de correo electrónico. Agregue la lista de direcciones de correo electrónico y establezca el rol en Visor de proyectos para invitar primero a todo el equipo como Visores de proyectos (nivel de acceso más bajo).
Una vez que se hayan agregado, puede buscar fácilmente a los miembros del equipo que deberían obtener el rol de Editor de proyectos o Administrador de proyectos para obtener más acceso. Por lo general, la mayoría de los usuarios de un proyecto deben mantenerse como Visores de proyectos. Solo los miembros seleccionados del equipo deberían tener acceso de edición.